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Le Palais des Congrès d’Arcachon vous assiste dans l’organisation de votre événement et la gestion des inscriptions. Nous convenons avec vous des prestations à assurer de la gestion hôtelière, à la gestion partielle ou totale des inscriptions.

Gestion des inscriptions & des réservations

 Conception de la fiche d’inscription et réservations hôtelières. Envoi à chaque inscrit de sa confirmation et de son bon d’échange hôtelier, d’un plan, de fichets de réduction transport et autres informations. Envoi aux hôtels des listes nominatives.

Gestion financière et encaissement des inscriptions : ouverture d’un compte propre à la manifestation.

Transmission de données : envoi aux organisateurs de mise à jour, de façon régulière, de l’état des inscriptions et du bilan financier.

Gestion financière

Ouverture d’un compte, encaissement des inscriptions et des arrhes hôtelières, facturation individuelle, bilans.

Gestion de l'exposition Transports (SNCF, Air France) et navette aéroport Bordeaux / Arcachon

Demande de fichets de transport à prix congrès à la SNCF demande d’agrément Congrès / Salons pour AIR FRANCE.

Mise en place d’un bus à l’arrivée des congressistes et  au départ à l’issue de la manifestation. Mise en place d’un desk d’accueil personnalisé à l’aéroport et prise en charge des congressistes par une hôtesse.

Gestion de l'accueil

Présentation de modèles de sac congrès (non fournis), préparation des sacs avec encartage des documents. Accueil des congressistes et remises des documents du congrès par hôtesse(s) et une responsable d’accueil. Achat des badges, édition des badges, mise sous plastique et remise des badges à l’arrivée des participants.

Coordination logistique et techniques

Un interlocuteur chef de projets et une personne de la technique.