Le Palais des Congrès recrute

• Structure de rattachement du poste : ARCACHON EXPANSION
• Affectation du poste : PALAIS DES CONGRES
• Statut du titulaire du poste : contrat à durée indéterminée TEMPS PARTIEL
• POSTE A POURVOIR IMMEDIATEMENT

MISSIONS

• RECEPTIF
  • Du réceptif simple sans prestation associée, de dernière minute ou récurrent pourra être confié de la relation client à l’élaboration de devis et suivi du dossier.
  • Accompagnement à la structuration du service

Sous la responsabilité de la responsable des ventes et de la production, il ou elle assurera les missions d’assistance sur tous les sujets de structuration du service ou des activités (process, produits, tarifs, contrats ..)

• de suivi des affaires (requêtes, projections)
• points de fonctionnement avec le pôle exploitation.

Il ou elle animera et structurera les relations prestataires et notamment le référencement annuel et le suivi de la qualité des prestations.

Il sera aussi le référent du service sur le volet RSE en lien avec les autres collaborateurs et la responsable RSE

DEVELOPPEMENT

Sous l’autorité de la responsable développement, il ou elle sera amené(e) à :

• mener des missions de qualification de fichiers, de veille concurrentielle, de relances simples
• ou encore participera à la mise en oeuvre opérationnelle du plan d’actions commerciales voire organisera des accueils ou opérations spécifiques.

ADMINISTRATION DES VENTES

Dans le cadre de cette mission, l’assistant(e) aura :

• la responsabilité du suivi administratif et financier des affaires et dossier client.
• aura aussi en charge le suivi de la rentabilité des affaires
• et le suivi des cadres réglementaires et la conformité des contrats

Dans ce cadre elle sera l’interlocuteur de la RAF et des services

ASSISTANCE AU SUIVI DES EVENEMENTS – HOSPITALITE

Il ou elle contribuera à l’amélioration de l’hospitalité et le suivi de sa mise en oeuvre opérationnelle :

• accueil sur des événements majeurs,
• suivi de la signalétique, suivi et organisation des prestations internes de restauration intégrées (pauses), de gestion d’accueil externalisée ou toutes autres initiatives participant à la qualité de l’accueil des participants et organisateurs sur site ou dans la destination.

• Structure de rattachement du poste : ARCACHON EXPANSION
• Affectation du poste : PALAIS DES CONGRES
• Statut du titulaire du poste : contrat à durée indéterminée
• POSTE A POURVOIR IMMEDIATEMENT

MISSIONS
> COORDINATION TECHNIQUE DE SITE
Suivi des équipements

• Elaboration des programmes de travaux (hors sécurité), de maintenance et d’entretien du site dans le respect du budget
• Programmer, diriger et suivre les travaux de maintenance préventive et corrective
• Effectuer de petits travaux de maintenance
• Définir les besoins en outillage, pièces, petits matériels et fournitures

Sécurité

• Suivi des rapports de contrôles et mettre en place les plans d’actions nécessaires
• En charge des relations avec les prestataires intervenants sur site, veiller au bon respect des consignes d’exploitation et de sécurité par les tiers et attention particulière sur la gestion des co-activités
• Appliquer et veiller à la bonne application de tous des règles et consignes de sécurité

> COORDINATION LOGISTIQUE ET D’EXPLOITATION

Investissements – Amélioration de l’offre

• Proposition pluri annuel des investissements nécessaires et suivi du Plan de Renouvellement du matériel
• Contrôler l’approvisionnement en matériel et produits et gérer les stocks
• Tenir à jour les inventaires de matériel
• Suivi de l’entretien du bâtiment

Suivi des opérations événementielles

• Gestion des prestations internes et externes pour le bon déroulé des manifestations
• Veiller à la qualité des prestations techniques
• Gestion des ressources humaines pour le déroulé logistique et technique, et de sécurité des manifestations
• Accompagnement des chargés de projets et des clients dans la recherche de prestations et aménagements adaptés
• Référent interne et externe pour le bon déroulement des événements dans le cadre de l’élaboration des propositions commerciales et dans la préparation des événements
• Ressource pour le bon fonctionnement et la qualité des opérations événementielles au sein du Palais des congrès
• Assure les permanences requises pour le bon déroulement des manifestations selon les plannings établis

> GESTION DE LA REGIE

• Assurer les prestations de régie simples en auditorium ou salles à plat
• Accompagner les chargés de projets et les clients dans la recherche de prestations et aménagements adaptés s’agissant des prestations scéniques et audiovisuelles en collaboration avec le responsable des opérations
• Être ressource pour le bon fonctionnement et la qualité des opérations de régie technique et scénique vis à vis des clients et en lien avec les prestataires intervenants sur ces sujets

> GESTION ET ADMINISTRATION DU SERVICE

• Encadrer et animer l’équipe technique et régie
• Programmer l’activité des collaborateurs du service exploitation
• Contrôler l’exécution et la qualité du travail, le respect des délais
• Garantir une bonne coordination entre son équipe et les autres services

• Structure de rattachement du poste : ARCACHON EXPANSION- PALAIS DES CONGRES
• Affectation du poste : Direction Générale
• Statut du titulaire du poste : contrat à durée déterminée pouvant déboucher sur un CDI
  Poste à pourvoir en septembre

 Description synthétique :

• Le Techinicien Régie accompagne en amont le client et les chargés d’affaires dans la traduction du cahier des charges,
• il assure la préparation technique régie en interne ou en collaboration avec des prestataires externes,
• il vérifie la conformité des prestations et assume la réalisation de prestations simples de régie.
• Il veille à la maintenance et au bon fonctionnement des équipements et assure la sécurité des installations et du public.
• Il complète l’équipe d’exploitation pour l’installation générale des salles et la mise en opérations des événements.
• Il peut assumer des missions périphériques à sa mission principale en lien avec les événements ou les bâtiments.

MISSIONS

• Assurer les prestations de régie simples en auditorium ou salles à plat
• Accompagner les chargés de projets et les clients dans la recherche de prestations et aménagements adaptés s’agissant des prestations scéniques et audiovisuelles en collaboration avec le responsable des opérations
• Etre ressource pour le bon fonctionnement et la qualité des opérations de régie technique et scénique vis à vis des clients et en lien avec les prestataires intervenants sur ces sujets
• Participe ponctuelle à l’installation générale des espaces et salles
• Etre garant de la qualité de service vis à vis du client ;
• Créer et maintenir une relation client de qualité ;
• Adapter la mise en œuvre des instructions au contexte de chaque client et à la nature et spécificités de l’événement
• Adapter sa prise d’initiatives selon les situations

En soutien au responsable des opération des opérations évènementielles il pourra :

• Apporter son soutien dans l’organisation des moyens et des plannings s’agissant des prestations et suivis de la régie
• En charge des relations avec les prestataires intervenants sur site, veiller au bon respect des consignes d’exploitation et de sécurité par les tiers et attention particulière sur la gestion des co-activités
• Appliquer et veiller à la bonne application de tous (publics, interne et intervenants sur site) des règles et consignes de sécurité sur les espaces dont il a la responsabilite

Pré-requis :

• Etre disponible, réactif, organisé et avoir l’esprit d’équipe.
• Maitrise des équipements techniques et scéniques : son, lumières et audiovisuel. Connaissances en SSI.
• Bac Pro ou expérience dans l’évènementiel.
• Habilitations SST, SSIAP, Electriques appréciées